9.2 Semplificazione dei processi per migliorare qualità e tempi di lavoro

• eliminare passaggi ridondanti;
• standardizzare modelli e scadenze;
• chiarire ruoli e tempi di risposta;
• ridurre la produzione documentale limitandola al necessario.

Un Ateneo efficiente libera tempo per ciò che conta davvero.

Semplificare i processi amministrativi non significa abbassare gli standard di qualità né ridurre i controlli, ma ripensare il modo in cui l’Ateneo lavora davvero, a partire dall’impatto che le procedure hanno sul lavoro quotidiano di docenti, ricercatrici e ricercatori, personale tecnico-amministrativo e studenti e studentesse. Per ottenere risultati concreti in questo ambito dobbiamo evitare interventi generalisti e scegliere giocoforza una strategia selettiva, strettamente legata alla riorganizzazione per processi. Non tutto va semplificato allo stesso modo. Occorre intervenire su pochi processi chiave, quelli che concentrano maggiore carico amministrativo, maggiore incertezza e maggiore dispersione di tempo ed energie. È la stessa logica che guida l’azione sulla governance per processi: partire dai flussi reali, non dalle strutture formali.

A Ca’ Foscari, questo significa individuare, attraverso un confronto strutturato con Dipartimenti e strutture amministrative, alcuni processi prioritari su cui concentrare l’intervento: l’attivazione e la modifica dei corsi di studio, la gestione degli incarichi didattici su più Dipartimenti, l’avvio e la gestione dei progetti di ricerca, le rendicontazioni, le missioni, l’assicurazione della qualità, la mobilità. Si tratta di ambiti che ricorrono in tutto il programma perché sono snodi trasversali, in cui si intrecciano didattica, ricerca, sostenibilità economica e centralità dello studente.

Il punto non è chiedere in modo generico “cosa non funziona”, ma capire dove il sistema perde linearità: dove si accumulano ritardi, dove le stesse informazioni vengono richieste più volte, dove i passaggi sono ridondanti o le responsabilità poco chiare.

Una volta individuati i processi critici, la semplificazione efficace passa dalla ricostruzione end-to-end del flusso, dal primo input alla chiusura della pratica. Qui la semplificazione si intreccia direttamente con la riorganizzazione per processi: ridisegnare i flussi significa eliminare duplicazioni, chiarire chi fa cosa lungo il percorso e ridurre i tempi morti, senza rinunciare alla correttezza amministrativa. Non si tratta di “tagliare passaggi”, ma di rendere ogni passaggio necessario, comprensibile e proporzionato.

Ad esempio tra i processi ad alto impatto sul lavoro accademico rientra in modo particolarmente critico l’acquisizione di beni e servizi, soprattutto in ambito scientifico e di ricerca. Le attuali procedure, fortemente vincolate dalla normativa nazionale, risultano spesso poco compatibili con i tempi, la flessibilità e la specificità delle attività di ricerca, generando ritardi, incertezza e un significativo dispendio di energie per docenti, ricercatrici e ricercatori e personale tecnico-amministrativo. Sarebbe importante avviare un percorso di semplificazione mirata di questo processo, nel pieno rispetto della normativa vigente, attraverso una mappatura end-to-end delle procedure di acquisto, la standardizzazione delle casistiche ricorrenti, la chiarificazione dei ruoli e dei tempi di risposta e il rafforzamento del supporto amministrativo alle strutture scientifiche. L’obiettivo è ridurre la distanza tra esigenze della ricerca e processi amministrativi, rendendo l’acquisizione di beni e servizi più prevedibile, trasparente e coerente con la missione scientifica dell’Università. Altri processi su cui intervenire sono la selezione del personale, attraverso la piena informatizzazione e automatizzazione della documentazione rendendo possibile l’inserimento strutturato e automatizzato delle valutazioni dei candidati (punteggi e informazioni standard), riducendo errori materiali e superando la logica dei doppi o tripli controlli. Si può semplificare inoltre la gestione delle missioni, riducendo la documentazione richiesta e integrando nei moduli tutte le informazioni necessarie (come i dati aggiuntivi oggi richiesti separatamente, ad esempio per le travel declaration), così da evitare duplicazioni. Si può poi ottimizzare la richiesta e la gestione degli eventi, nel rispetto della regolamentazione vigente e in coordinamento con il futuro regolamento di Ateneo, superando progressivamente le difformità attuali tra dipartimenti. Si dovrà affrontare anche il tema delle relazioni di monitoraggio, spesso ridondanti e basate sugli stessi dati, promuovendo un sistema integrato che consenta l’inserimento unico delle informazioni e la loro successiva riutilizzabilità. Infine, si cercherà di rivedere le  schede di terza missione, per renderla più snella, mirata e realmente utile alla valorizzazione delle attività svolte, eliminando richieste informative ridondanti o di scarsa efficacia. Semplificare non significa ridurre il controllo, ma renderlo più intelligente, proporzionato e funzionale agli obiettivi dell’Ateneo.

Un elemento centrale di questo lavoro è la standardizzazione intelligente, che ha un impatto diretto anche sulla valorizzazione del personale tecnico-amministrativo. Modelli unici di documenti, scadenze comuni, check-list chiare e istruzioni sintetiche riducono errori, richieste di integrazione e soluzioni improvvisate. Questo non solo facilita il lavoro del personale docente e di ricerca, ma rende più sostenibile anche il lavoro del PTA, che oggi è spesso costretto a gestire eccezioni e casi particolari nati da procedure poco uniformi.

Un altro nodo cruciale riguarda la produzione documentale, cresciuta spesso per stratificazione. Molti documenti vengono richiesti per prassi consolidate, senza che sia più chiaro il loro valore aggiunto. Qui la semplificazione si collega direttamente all’azione sulla qualità istituzionale: distinguere ciò che è indispensabile per il controllo e la trasparenza da ciò che può essere eliminato, accorpato o automatizzato alleggerisce il carico burocratico senza indebolire le garanzie. L’esperienza dell’Assicurazione della Qualità mostra che introdurre documenti può avere senso solo se serve a rendere i processi più intelligibili, a rispondere a domande concrete e non a moltiplicare adempimenti. In questa direzione, l’esperienza maturata come presidente del Presidio di Qualità mi ha permesso di comprendere più a fondo quali ambiti possano essere effettivamente semplificati, alla luce anche dei vincoli e delle responsabilità proprie dei diversi livelli di governance.

Una semplificazione credibile non può essere episodica e non è una concessione al disagio del lavoro accademico né una riduzione delle tutele. Rendere i processi più lineari e comprensibili significa liberare tempo ed energie per la didattica e la ricerca, migliorare l’efficienza amministrativa e costruire un’amministrazione che non sia percepita come un ostacolo, ma come parte integrante della qualità istituzionale di Ca’ Foscari.