13.3 Riconoscere chi rende governabile la complessità

• coinvolga strutturalmente il PTA, CEL, bibliotecari, tecnici di laboratorio nei processi di miglioramento organizzativo e decisionale;
• riconosca il ruolo propositivo e progettuale;
• favorisca la partecipazione a gruppi di lavoro, task force e team trasversali;
• valorizzi il contributo del PTA nella gestione, interpretazione e utilizzo dei dati;
• integri stabilmente il personale tecnico-amministrativo nei processi di programmazione, valutazione e assicurazione della qualità.

Un Ateneo che ascolta il proprio personale governa meglio il cambiamento.

Valorizzare il contributo del personale tecnico-amministrativo, delle collaboratrici e dei collaboratori esperti linguistici, del personale bibliotecario e del personale tecnico di laboratorio nei processi decisionali, nella governance dei dati e nei sistemi di qualità a Ca’ Foscari significa riconoscere che una parte decisiva della conoscenza dell’università risiede nel suo funzionamento concreto e quotidiano. La qualità dell’Ateneo non nasce esclusivamente nei luoghi della decisione accademica, ma prende forma ogni giorno nei processi di raccolta dei dati, monitoraggio, rendicontazione e miglioramento continuo. Questi processi, che costituiscono l’ossatura reale del governo universitario, sono in larga misura presidiati dal personale tecnico-amministrativo. Riconoscerne il valore non rappresenta un atto simbolico, bensì una scelta strutturale orientata all’efficacia organizzativa, alla trasparenza e alla responsabilità della governance.

Il coinvolgimento strutturato del personale tecnico-amministrativo, del personale tecnico di laboratorio, del personale bibliotecario e delle collaboratrici e dei collaboratori esperti linguistici nei processi di miglioramento organizzativo e di pianificazione rappresenta uno strumento fondamentale per l’innovazione e la semplificazione. Le esperienze più efficaci dimostrano che riorganizzazioni, revisioni procedurali e innovazioni producono risultati duraturi solo quando chi conosce nel dettaglio i flussi di lavoro è coinvolto fin dalle fasi di analisi e progettazione.

In questa prospettiva, Ca’ Foscari deve prevedere forme stabili di partecipazione del personale tecnico-amministrativo ai gruppi di lavoro dedicati alla revisione dei processi chiave dell’Ateneo – dalla didattica alla ricerca, dalla terza missione alla programmazione e al bilancio – attribuendo al personale tecnico-amministrativo un ruolo propositivo formalmente riconosciuto.

Riconoscere il PTA come interlocutore qualificato nei processi decisionali di Ca’ Foscari significa superare una concezione del ruolo amministrativo limitata alla mera esecuzione di decisioni già assunte. Il contributo del personale tecnico-amministrativo dovrebbe essere acquisito in modo sistematico nei momenti in cui l’Ateneo definisce nuove procedure, regolamenti e strumenti organizzativi, attraverso consultazioni strutturate, trasparenti e tracciabili. Questo approccio migliora la qualità delle decisioni, riduce il rischio di soluzioni formalmente corrette ma difficilmente implementabili e rafforza la coerenza tra indirizzi strategici e funzionamento concreto dell’Ateneo.

Un ruolo particolarmente rilevante è svolto dalla partecipazione del PTA a gruppi di progetto e task force trasversali, chiamati ad affrontare questioni complesse e intersettoriali. In questi contesti, è importante garantire una rappresentanza equilibrata delle diverse professionalità presenti nell’Ateneo, evitando che alcune competenze – in particolare quelle tecnico-scientifiche, bibliotecarie e linguistiche – restino ai margini dei processi decisionali. Questi spazi di lavoro rappresentano luoghi reali di co-progettazione, nei quali competenze amministrative, accademiche e di governance dialogano su un piano paritario. Il loro rafforzamento contribuisce a superare la frammentazione tra strutture, a promuovere una visione integrata dei problemi e ad aumentare l’efficacia delle soluzioni adottate, migliorando la capacità di Ca’ Foscari di governare processi complessi.

Un ambito in cui il contributo del PTA assume un rilievo strategico è quello della gestione, interpretazione e utilizzo dei dati a supporto delle decisioni. Il funzionamento del data warehouse di Ca’ Foscari e dei processi informativi integrati richiede competenze interne solide, oggi presidiate in larga misura dal personale tecnico-amministrativo. Anche i bibliotecari e i tecnici di laboratorio contribuiscono in modo significativo alla qualità e all’affidabilità dei dati, attraverso la gestione delle risorse informative, delle infrastrutture di ricerca e dei flussi tecnico-scientifici. Database, flussi informativi, procedure di estrazione, validazione e interpretazione dei dati non possono essere considerate semplici funzioni tecniche di supporto, ma devono essere pienamente integrate nei processi decisionali e di programmazione.

Rafforzare una governance realmente data-driven implica valorizzare il ruolo del PTA come interlocutore qualificato nella lettura critica degli indicatori, nella costruzione di serie storiche e scenari futuri e nella contestualizzazione dei dati rispetto ai processi organizzativi. In questa direzione, è strategico rendere visibili e formalmente riconosciute figure di riferimento PTA per i dati nei principali ambiti di attività dell’Ateneo – studenti, offerta formativa, ricerca, personale, bilancio e sostenibilità – attribuendo loro una funzione chiara di raccordo tra dati, processi e decisioni.

Il ruolo del personale tecnico-amministrativo risulta particolarmente centrale nei processi di pianificazione, assicurazione della qualità e valutazione. Affinché tali processi non si riducano a esercizi meramente adempitivi, è necessario rafforzare in modo stabile il PTA che opera nei Dipartimenti, investendo su competenze, continuità e capacità di lettura strategica. In questo quadro emerge con chiarezza la necessità di potenziare, a livello dipartimentale, un quarto settore dedicato al supporto alla pianificazione strategica, al monitoraggio degli obiettivi e al funzionamento del sistema interno di qualità.

Un quarto settore di questo tipo affianca e rafforza le segreterie amministrative, consentendo di superare una divisione rigida tra lavoro operativo e lavoro di analisi. Alleggerire le segreterie dalle sole incombenze esecutive permette di valorizzarne il ruolo come nodo di coordinamento, lettura dei processi e supporto alle decisioni. Investire in personale dipartimentale con queste funzioni significa rafforzare la capacità dei Dipartimenti di governare in modo integrato didattica, ricerca e terza missione, riducendo lo scollamento tra ciò che viene misurato e ciò che viene effettivamente gestito.

Un ulteriore nodo critico riguarda la concentrazione delle attività legate all’assicurazione della qualità su poche persone, con effetti di sovraccarico e fragilità organizzativa. Governare in modo più efficace questi processi richiede investimenti in formazione mirata e continuativa e la costruzione di team dipartimentali stabili, capaci di garantire continuità anche in presenza di turn-over. Rafforzare il personale nei Dipartimenti non rappresenta quindi solo una misura di supporto operativo, ma una condizione essenziale per la resilienza del sistema di qualità e per la tenuta delle competenze nel medio periodo.

È inoltre fondamentale valorizzare il contributo interpretativo del personale tecnico-amministrativo, evitando di limitarne il ruolo alla produzione di dati e documentazione. Chi lavora quotidianamente su indicatori, report e flussi informativi possiede una conoscenza profonda dei limiti, delle potenzialità e delle implicazioni operative dei dati stessi. Collocare queste competenze all’interno di strutture stabili dedicate alla pianificazione e all’AQ consente di trasformare i dati in strumenti di governo, migliorando la qualità delle analisi, evitando letture meccaniche degli indicatori e promuovendo un uso più consapevole delle informazioni nei processi decisionali.

Per rafforzare l’efficacia e la continuità dell’azione amministrativa a livello di Dipartimento, si propone di introdurre e istituzionalizzare la figura della/del Vice responsabile della Segreteria di Dipartimento. Si tratta di una funzione oggi spesso assente o lasciata a soluzioni informali, ma sempre più necessaria in contesti organizzativi complessi e caratterizzati da carichi di lavoro variabili. L’istituzionalizzazione di questo ruolo consentirebbe inoltre di migliorare la trasmissione delle competenze, favorire una maggiore resilienza organizzativa e valorizzare le professionalità interne, anche in un’ottica di crescita e sviluppo del personale tecnico-amministrativo.

Nel loro insieme, queste pratiche consentono di superare una visione meramente esecutiva del ruolo amministrativo, che nel tempo produce demotivazione e dispersione di capitale umano. Nella pratica quotidiana di Ca’ Foscari, il personale tecnico-amministrativo non è un semplice supporto alla qualità, ma uno dei suoi principali garanti. Riconoscerne pienamente il ruolo, investire nelle competenze dipartimentali e costruire strutture stabili dedicate alla pianificazione, al monitoraggio e all’assicurazione della qualità significa rafforzare la credibilità dell’Ateneo, migliorare l’efficacia dei sistemi di qualità e dotarsi di un’organizzazione più consapevole, solida e capace di governare la propria complessità nel tempo.