11.1 AI per la semplificazione dei processi amministrativi

• individuare processi amministrativi ripetitivi e ad alto carico di tempo;
• sperimentare strumenti di AI per automatizzare attività standard (controlli formali, estrazione dati, compilazioni);
• migliorare l’accesso alle informazioni amministrative;
• ridurre tempi di risposta e incertezze procedurali;
• valutare costantemente l’impatto sulle persone e sulla qualità del lavoro.

L’obiettivo è un’amministrazione più leggera, non più impersonale.

Utilizzare l’intelligenza artificiale nei processi amministrativi non significa introdurre soluzioni tecnologiche isolate né tantomeno sostituire il lavoro umano, ma ridisegnare in modo più intelligente alcune attività ripetitive e ad alto consumo di tempo, liberando risorse per funzioni a maggiore valore aggiunto. Le università che hanno adottato l’AI in modo efficace in ambito amministrativo, in questo caso soprattutto al di fuori dall’Italia, lo hanno fatto evitando approcci ideologici o sperimentazioni calate dall’alto: partire dai processi reali, coinvolgere il personale che li presidia e valutare gli effetti concreti sul lavoro quotidiano e sulla qualità dei servizi.

In questa prospettiva, l’Ateneo potrebbe valutare l’individuazione di un partner evoluto nel campo dell’intelligenza artificiale, con cui sviluppare progetti apripista orientati all’innovazione dei processi amministrativi e di governo, capaci di coniugare efficienza, qualità dei servizi e uso responsabile delle tecnologie.

Un primo ambito di applicazione riguarda l’individuazione di processi standardizzati e ricorrenti che oggi assorbono molte ore di lavoro umano senza richiedere valutazioni discrezionali complesse. Attività come il controllo formale della completezza delle pratiche, la verifica preliminare della documentazione, l’estrazione ripetuta di dati da sistemi diversi o la compilazione di modelli amministrativi possono essere supportate da strumenti di AI che operano come primo livello di controllo. Questo non elimina la supervisione umana, ma riduce errori formali, richieste di integrazione e tempi di attesa, migliorando la qualità complessiva del processo sia per gli uffici sia per l’utenza.

Una seconda linea di intervento, particolarmente rilevante, riguarda il miglioramento dell’accesso alle informazioni amministrative, che oggi rappresenta spesso il vero collo di bottiglia dei processi di sportello. Nella maggior parte dei casi le informazioni esistono già, sono corrette e aggiornate, ma sono distribuite su molte pagine, documenti e sezioni diverse, rendendone difficile l’individuazione e l’interpretazione. Un esempio emblematico è il processo di immatricolazione: per ricostruire correttamente tutti i passaggi necessari, uno studente deve spesso navigare tra pagine diverse, compiere numerosi click e interpretare testi scritti in momenti e contesti differenti. Un assistente basato su AI, invece, può rispondere a una singola domanda fornendo in modo immediato e coerente tutte le istruzioni necessarie, adattandole al profilo dell’utente e alla sua situazione specifica. Lo stesso principio vale per molti altri processi: piani di studio, bandi, scadenze, mobilità, certificazioni. In questo caso l’AI non “produce” nuove informazioni, ma rende accessibili e intelligibili quelle già disponibili, sintetizzandole e collegandole in modo molto più efficace rispetto alla navigazione tradizionale.

Se si guarda all’ordinaria amministrazione, emerge chiaramente che una quota rilevante delle richieste agli uffici riguarda proprio informazioni già esistenti, ma difficili da reperire o interpretare. A Ca’ Foscari, l’adozione di assistenti digitali basati su AI, addestrati esclusivamente sulla normativa interna, sulle procedure ufficiali e sulle FAQ validate, consentirebbe di fornire risposte immediate, coerenti e aggiornate, riducendo il carico sugli uffici e aumentando la prevedibilità delle risposte. Il contatto umano non verrebbe eliminato, ma riservato ai casi che richiedono interpretazione, accompagnamento o gestione di situazioni non standard, rafforzando il ruolo qualitativo del personale tecnico-amministrativo.

È fondamentale sottolineare che ogni sperimentazione di AI deve essere accompagnata da una valutazione costante dell’impatto sulle persone e sulla qualità del lavoro. L’adozione responsabile dell’AI richiede attenzione ai carichi di lavoro, alle competenze richieste e alle percezioni del personale coinvolto. Per questo, l’approccio più coerente con il programma è quello dei progetti pilota, circoscritti e monitorati nel tempo, ad esempio su processi specifici come l’Assicurazione della Qualità. Questi progetti dovrebbero prevedere momenti di restituzione, aggiustamento e correzione, evitando imposizioni generalizzate e introducendo gli strumenti solo dove producono benefici reali e misurabili.

In questo senso, l’AI si inserisce pienamente anche nella logica dell’implementazione del data warehouse, perché strumenti intelligenti funzionano davvero solo se poggiano su dati affidabili, strutturati e governati. Senza una base informativa solida, l’AI rischia di amplificare incoerenze e ambiguità; con una base solida, invece, diventa uno strumento potente di semplificazione e supporto.

Utilizzare l’intelligenza artificiale per semplificare i propcessi amministrativi significa, in definitiva, rafforzare il ruolo dell’amministrazione come infrastruttura abilitante, non come barriera. Quando i processi diventano più rapidi, prevedibili e trasparenti, migliora il rapporto tra amministrazione e comunità accademica, si riduce la frustrazione quotidiana e si libera tempo per attività a maggiore valore aggiunto, come il supporto alla didattica, alla ricerca e alla cura delle persone.

Ci tengo a ribadire che l’AI non è un fine in sé, ma uno strumento al servizio di una amministrazione più leggera, competente e orientata al supporto. Utilizzarla in modo responsabile consente a Ca’ Foscari di affrontare la crescente complessità amministrativa senza aumentare il carico burocratico, trasformando l’accessibilità delle informazioni e la qualità dei servizi in un reale fattore di miglioramento organizzativo e di fiducia istituzionale.